CRM upphandlingsprojektet som även fört med sig samförstånd och förnyad kraft och energi

- Stockholms Stadsmission

Text: Niclas Andersson

2019 gick Stockholms Stadmission in i en ny strategiperiod och med det även nya insamlingsmål för de kommande fyra åren. Strategin pekade på att insamlingsverksamheten historiskt varit duktiga på att värva nya givare, men givarnas lojalitet och engagemang behövde utvecklas för att kunna nå de nya målsättningarna.

Vi insåg att vi hade systemtekniska begränsningar och fattade därför ett strategiskt beslut om nya system. Ganska snabbt insåg vi också att vi var i behov av en systemoberoende extern kompetens för att kravställa, upphandla och vara ett stöd vid implementationen av de nya systemen men indirekt också för att utbilda organisationen. Valet föll på StreamStone Relations som vi tyckte hade den bästa metodiken, säger Anders Ståhl teamansvarig för insamling på Stockholms Stadsmission

Med hjälp av StreamStone Relations förstudiemetod fastställdes behovet till ett nytt CRM-system och ett nytt Marketing Automation-system för att skapa bättre förutsättningar för organisationen.

Tätt samarbete

StreamStone Relations metod går ut på att i ett nära samarbete inkludera alla de funktioner som är involverade i arbetet med givare eller medlemmar inom en organisation och tillsammans kartlägga och utveckla de olika arbetsprocesserna.

Syftet med kartläggningen är dels att ge en tydlig bild av nuläget dels definiera ett framtida önskat läge utifrån de behov som finns. Kartläggningen ligger sedan även till grund för upphandlingsunderlaget och längre fram även för en implementation. Vad kartläggningen också bidrar med är ett väldigt bra samförstånd om utmaningar och möjligheter inom organisationen. Det sämsta en organisation kan göra är att gå in i ett nytt system med ett gammalt arbetssätt förklarar Patrik Orsucci, seniorkonsult på StreamStone Relations

Tydligt upphandlingsunderlag och direkt effekt på organisationen

Att kartläggningen skulle fungera som ett bra upphandlingsunderlag var tydligt för Stockholms Stadsmission men att det också skulle ge direkt effekt på organisationen var inget man räknat med på förhand.

Vi fick fram ett väldigt tydligt upphandlingsunderlag genom kartläggningen av arbetsprocesserna. På köpet kom dessutom även ett starkt samförstånd om vad vi behövde och vad vi skulle ha det nya systemstödet till. Det har dessutom väckt en massa tankar och idéer om hur vi kan utveckla processerna istället för att fortsätta jobba på samma sätt som vi alltid gjort och det har i sin tur också automatiskt tillfört ny kraft och energi i arbetet. Det betyder att vi nu börjat arbeta med att hitta lösningar på de begränsningar som tidigare genom åren skapat en massa frustration, säger Anders”

Om samarbetet

Stockholms Stadsmission valde att ta in oss på StreamStone Relations som externa konsulter. Dels för att man såg svårigheten att klara av arbetet samtidigt som den normala verksamheten ska rulla på dels för nyttan att få in kompetens utifrån.

Vi hade relativt enkelt kunnat identifiera potentiella leverantörer själva men vi hade haft ett betydligt sämre upphandlingsunderlag och ett betydligt sämre samförstånd. Jag är förvånad att vi har hittat en så pass bra systemleverantör som vi gjort, berättar Anders

Råd till andra organisationer i samma situation

Att byta ett så pass centralt system som ett insamlingssystem/CRM-system som till stor del är kärnan i en verksamhet är ett omfattande arbete som inte får underskattas och något som man helst inte gör om inom en alltför snar framtid. Vi bad därför Anders ge sina bästa råd till organisationer som står inför samma arbete.

”Gör ett grundligt arbete och börja i rätt ände. Gör en ordentlig förstudie och definiera varför ett byte ska genomföras och vilka krav som är viktiga. Ta inte snabbspåret. Se också till att stärka upp ordentligt resursmässigt. Verksamheten ska trots allt fortsätta att snurra på, samtidigt som projektet ska drivas, säger Anders”

Står du inför likvärdiga utmaningar? Kontakta oss så berättar vi mer.

Kontakt

Fakta

Stockholms Stadsmission är en idéburen organisation som arbetar för ett mänskligare samhälle för alla. Det gör organisationen genom att arbeta med social omsorg, utbildning och arbetsintegration. Något som gjorts ända sedan 1853 då organisationen bildades för att hjälpa de mest utsatta i samhället.

Besök www.stadsmissionen.se för att läsa mer eller för att ge en gåva.